Когда предоплата хранится вне CRM, команда теряет единый баланс
Клиент может заранее оставить деньги на следующий абонемент, будущую покупку или погашение долга. Если такую предоплату записать только в комментарии, таблице или чате смены, администратору приходится вручную проверять сумму, назначение и предыдущие списания. В сети клубов риск еще выше: одна локация приняла деньги, а другая должна понять, доступен ли остаток и не был ли он уже использован.
Депозит клиента в Inf CRM превращает предоплату в отдельный контролируемый баланс. Он привязан к конкретной карточке клиента, отображается рядом с другими финансовыми показателями и используется только по явному решению сотрудника во время оплаты.
Функция уже охватывает полный рабочий цикл: пополнение, оплату абонементов и товаров, погашение долга, смешанные платежи, возврат депозитной части после отмены продажи и историю всех движений с остатком после каждой операции.
Пополнение сразу увеличивает депозит и кассу клуба, который принял деньги
Администратор открывает карточку клиента, нажимает «Пополнить депозит», проверяет клуб, принимающий средства, вводит сумму и обязательный комментарий. До подтверждения Inf CRM показывает три контрольных значения: текущий депозит, баланс после пополнения и сумму, которая будет добавлена в кассу.
После подтверждения система выполняет связанную операцию: увеличивает депозит клиента, добавляет фактически полученные деньги в кассу выбранного клуба и создает записи в истории депозита и кассы. Комментарий помогает зафиксировать назначение, например предоплату за следующий абонемент или номер квитанции.
Само пополнение не является продажей и не должно второй раз попадать в доход от абонемента или товара. Это полученные заранее реальные деньги, которые клуб признает оплатой конкретной покупки только тогда, когда клиент использует депозит.
Как депозит отражается в кассе при оплате
При пополнении деньги поступают в кассу клуба, который их принял. Когда клиент позже использует депозит для покупки, депозитная часть списывается с его баланса, а в кассу продажи попадает только новая доплата, если она есть.
Например, если товар стоит 600,00, с депозита списано 400,00, а 200,00 клиент внес во время продажи, депозит уменьшится на 400,00, а касса увеличится на 200,00. В карточке продажи при этом будет видна полная оплаченная сумма — 600,00 — и ее распределение по способам оплаты.
В финансовой истории пополнение и последующее использование депозита остаются отдельными связанными операциями. Это позволяет сверить фактические поступления в кассу с текущим балансом клиента и конкретными покупками.
Один баланс работает во всех клубах, которым доступна карточка клиента
Депозит принадлежит конкретной карточке клиента, а не отдельной локации. Если та же карточка открыта для нескольких клубов сети, каждый из них видит общий актуальный баланс и историю с названием клуба, где произошла операция. Клуб A может принять пополнение, а клуб B — использовать доступный остаток при продаже.
Доступ не является глобальным по номеру телефона или имени. Две отдельные карточки с разными идентификаторами имеют разные депозиты, даже если принадлежат одному человеку. Если клубу закрыть доступ к карточке, он сразу перестанет видеть и использовать депозит; сам счет и история при этом не удаляются.
В текущей версии общий баланс не создает автоматических переводов между кассами клубов. Касса клуба A увеличивается, когда именно A принял деньги. Расход депозита в клубе B не добавляет эту сумму в кассу B и не формирует межклубную компенсацию. Это важное правило для сети, которое стоит учитывать во внутренней сверке.
Депозитом можно оплатить абонемент, товар или погасить долг
Во время оплаты абонемента Inf CRM показывает доступный депозит и отдельное поле для суммы списания. Сотрудник может использовать весь нужный остаток или только его часть. Автоматического списания нет: депозит применяется только после явного ввода суммы, поэтому выбор остается под контролем администратора.
Тот же принцип работает для одного или нескольких товаров и для погашения долга. Депозит можно сочетать с наличной частью, бонусами и другими доступными способами в рамках конкретного сценария оплаты. Для товарной покупки клиента нужно выбрать обязательно, потому что списание должно быть привязано к его счету.
Обычные бонусы за покупку рассчитываются с учетом наличной и депозитной частей, поскольку депозит — это ранее внесенные реальные деньги. Само пополнение депозита бонусов не начисляет: иначе одна сумма могла бы быть вознаграждена дважды.
История показывает каждое пополнение, списание и остаток после операции
Во вкладке финансов у депозита есть отдельный показатель и фильтр операций. Для каждого движения видны дата, клуб, тип операции, сумма со знаком, баланс после нее, администратор и комментарий. Поэтому команда может быстро объяснить клиенту не только текущую цифру, но и весь путь ее формирования.
История не переписывается задним числом. Если продажа отменена, использованная депозитная часть автоматически возвращается отдельной компенсирующей операцией. Исходное списание остается в журнале, поэтому проверка показывает и причину изменения, и результат возврата.
Ошибочное пополнение тоже отменяется отдельной операцией, а не удалением записи. По текущим правилам это может сделать уполномоченный администратор из клуба, который принял деньги, в день пополнения, если на депозите и в кассе еще достаточно средств для корректного возврата.
Права доступа и проверки защищают финансовые операции
Пополнение и отмена ошибочного пополнения доступны администраторам и суперадминистраторам с правами на кассу, клиентов и выбранный клуб. Использовать депозит во время продажи может сотрудник, у которого уже есть право провести соответствующую оплату. Так финансовые действия не появляются у ролей, которым они не нужны.
Перед каждой операцией система повторно проверяет доступ клуба к карточке клиента и актуальный остаток. Депозит не может стать отрицательным, а сумма списания не может превышать ни баланс, ни остаток к оплате. Если две оплаты одновременно пытаются использовать последние средства, пройдет только допустимое списание.
Повторная отправка того же запроса не должна второй раз менять депозит или кассу. Пополнение, продажа, отмена и связанные записи выполняются согласованно, чтобы пользователь не получил баланс без кассовой операции или продажу без соответствующего движения депозита.
Практический сценарий для рецепции и границы текущей версии
Рабочая последовательность занимает несколько понятных шагов: найти правильную карточку клиента; проверить клуб, принимающий деньги; ввести сумму и комментарий; сверить будущий баланс и изменение кассы; подтвердить пополнение; при следующей покупке явно указать депозитную часть; после операции проверить остаток и запись в истории.
Сети клубов стоит отдельно согласовать, кто может пополнять и отменять депозит, как сверяются предоплаты между локациями и как команда идентифицирует общую карточку клиента. Единый регламент особенно важен, потому что общий депозит доступен в нескольких клубах, но автоматически не перемещает деньги между их кассами.
Текущая версия не включает вывод средств как отдельный процесс, перевод между клиентами, срок действия или сгорание депозита, кредитный лимит, мультивалютность, пополнение через эквайринг и автоматические межклубные взаиморасчеты. Ее задача точнее: безопасно принять предоплату, использовать ее в основных клиентских оплатах и оставить прозрачный финансовый след.
