«На Yoga ещё есть место?» и «Когда свободен тренер?» - это разные вопросы
На рецепции они часто звучат один за другим. Сначала клиент спрашивает о вечерней Yoga, через минуту другой хочет записаться на персональную тренировку. В обоих случаях нужно расписание, но информация нужна совершенно разная.
Для группового занятия важны время, зал и количество мест. Для персонального - смена конкретного тренера и уже занятые часы. Если сложить всё в одну календарную сетку, она быстро превращается в набор карточек, в котором приходится разбираться прямо во время разговора с клиентом.
Поэтому в новом расписании Inf CRM две отдельные вкладки: «Занятия» и «Тренеры». Они находятся рядом, в одном разделе и в пределах одной недели, но каждая показывает только то, что относится к её сценарию.
Групповые занятия: вся неделя перед глазами
Во вкладке «Занятия» видна недельная сетка клуба. Утро понедельника, Yoga в 11:00, вечерний Boxing - всё стоит на своих местах, и не нужно открывать каждый день отдельно, чтобы понять общую картину.
На карточке есть время, название услуги, зал и заполнение. Например, запись «2/16» сразу говорит, что два клиента уже в группе, а её лимит - шестнадцать. Для быстрого ответа на рецепции этого часто достаточно.
Если нужны подробности, занятие открывается в боковой панели. Там можно проверить зал, количество свободных мест и людей, записанных именно на это время.
Запись к тренеру: сначала смена, потом свободное время
Во вкладке «Тренеры» та же неделя выглядит иначе. Длинные блоки показывают рабочие смены, а внутри них видны уже забронированные персональные занятия. Сразу понятно не только кто работает, но и когда тренер занят.
В персональной записи указаны время и клиент. Администратору не нужно держать рядом ещё одну таблицу со сменами или по памяти сверять, будет ли тренер в клубе. Достаточно перейти на соседнюю вкладку расписания.
Кто уже записан и по какому абонементу
Когда администратор открывает занятие, он видит дату, время, зал, заполнение и количество свободных мест. Здесь же находится вкладка с клиентами - переходить в карточку каждого участника не нужно.
В списке указаны имя клиента, статус подтверждения и абонемент, по которому сделана запись. Это удобно в простой, но очень частой ситуации: клиент звонит и просит проверить, точно ли он записан на сегодня. Ответ находится прямо в занятии.
Группа заполнена - клиент не теряется в заметках
Если свободных мест уже нет, клиента можно оставить в листе ожидания. Это отдельная вкладка в том же занятии: подтверждённые участники остаются в своём списке, а те, кто ждёт место, - в своём.
Очередь формируется по времени записи. Возле каждого имени видна позиция: первая, вторая и так далее. Точное время записи не обязательно показывается в каждой строке, зато администратору не приходится самому сравнивать сообщения или искать, кого добавили раньше.
Деталь небольшая, но именно из-за таких деталей обычно и начинаются споры. Теперь у команды есть одна последовательность, которую увидит любой сотрудник, открывший занятие.
Как это работает во время обычной смены
Ситуация первая: клиент хочет на групповое занятие. Администратор находит его в недельной сетке, видит зал и заполнение, а при необходимости открывает список участников.
Ситуация вторая: нужна персональная тренировка. Один клик на вкладку «Тренеры» - и перед администратором смены и записи на нужный день. Не приходится отфильтровывать групповые занятия, которые сейчас только мешают.
Ситуация третья: мест нет. Вместо сообщения в рабочем чате открывается лист ожидания, где уже виден порядок клиентов. Следующая смена получит ту же информацию, а не пересказ со слов коллеги.
Зачем мы разделили два расписания
Мы не хотели уместить на одном экране как можно больше карточек. Задача была другой: сделать так, чтобы в нужный момент сотрудник видел нужные данные. Для группы - занятие, зал, места и участников. Для персональной тренировки - смену тренера и занятое время.
Оба сценария остались в одном разделе Inf CRM, поэтому между ними легко переключаться. Но теперь они не мешают друг другу. Меньше ручных списков и лишних проверок - больше ясности в тот момент, когда перед администратором стоит клиент или звонит телефон.
