Коли передоплата зберігається поза CRM, команда втрачає єдиний баланс
Клієнт може заздалегідь залишити кошти на наступний абонемент, майбутню покупку або погашення боргу. Якщо таку передоплату записати лише в коментарі, таблиці чи чаті зміни, адміністратору доводиться вручну перевіряти суму, призначення та попередні витрати. У мережі клубів ризик ще вищий: одна локація прийняла гроші, а інша має зрозуміти, чи доступний залишок і чи не був він уже використаний.
Депозит клієнта в Inf CRM перетворює передоплату на окремий контрольований баланс. Він прив'язаний до конкретної картки клієнта, показується поруч з іншими фінансовими показниками та використовується лише за явним рішенням працівника під час оплати.
Функція вже охоплює повний робочий цикл: поповнення, оплату абонементів і товарів, погашення боргу, змішані платежі, повернення депозитної частини після скасування продажу та історію всіх рухів із залишком після кожної операції.
Поповнення одразу збільшує депозит і касу клубу, який прийняв гроші
Адміністратор відкриває картку клієнта, натискає «Поповнити депозит», перевіряє клуб, що приймає кошти, вводить суму та обов'язковий коментар. До підтвердження Inf CRM показує три контрольні значення: поточний депозит, баланс після поповнення та суму, яка буде додана до каси.
Після підтвердження система виконує пов'язану операцію: збільшує депозит клієнта, додає фактично отримані гроші до каси вибраного клубу та створює записи в історії депозиту й каси. Коментар допомагає зафіксувати призначення, наприклад передоплату за наступний абонемент або номер квитанції.
Саме поповнення не є продажем і не повинно вдруге потрапляти в дохід від абонемента чи товару. Це отримані наперед реальні гроші, які клуб визнає оплатою конкретної покупки лише тоді, коли клієнт використає депозит.
Як депозит відображається в касі під час оплати
Під час поповнення гроші надходять до каси клубу, який їх прийняв. Коли клієнт пізніше використовує депозит для покупки, депозитна частина списується з його балансу, а до каси продажу потрапляє лише нова доплата, якщо вона є.
Наприклад, якщо товар коштує 600,00, з депозиту списано 400,00, а 200,00 клієнт вніс під час продажу, депозит зменшиться на 400,00, а каса збільшиться на 200,00. У картці продажу при цьому буде видно повну оплачену суму — 600,00 — та її розподіл за способами оплати.
У фінансовій історії поповнення та подальше використання депозиту залишаються окремими пов'язаними операціями. Це дозволяє звірити фактичні надходження до каси з поточним балансом клієнта та конкретними покупками.
Один баланс працює в усіх клубах, яким доступна картка клієнта
Депозит належить конкретній картці клієнта, а не окремій локації. Якщо та сама картка відкрита для кількох клубів мережі, кожен із них бачить спільний актуальний баланс та історію з назвою клубу, де відбулася операція. Клуб A може прийняти поповнення, а клуб B — використати доступний залишок під час продажу.
Доступ не є глобальним за номером телефону або ім'ям. Дві окремі картки з різними ідентифікаторами мають різні депозити, навіть якщо належать одній людині. Якщо клубу закрити доступ до картки, він одразу перестане бачити й використовувати депозит; сам рахунок та історія при цьому не видаляються.
У поточній версії спільний баланс не створює автоматичних переказів між касами клубів. Каса клубу A збільшується, коли саме A прийняв гроші. Витрата депозиту в клубі B не додає цю суму до каси B і не формує міжклубну компенсацію. Це важливе правило для мережі, яке варто врахувати у внутрішній звірці.
З депозиту можна оплатити абонемент, товар або погасити борг
Під час оплати абонемента Inf CRM показує доступний депозит і окреме поле для суми списання. Працівник може використати весь потрібний залишок або тільки його частину. Автоматичного списання немає: депозит застосовується лише після явного введення суми, тому вибір залишається під контролем адміністратора.
Той самий принцип працює для одного чи кількох товарів і для погашення боргу. Депозит можна поєднати з готівковою частиною, бонусами та іншими доступними способами в межах конкретного сценарію оплати. Для товарної покупки клієнта потрібно вибрати обов'язково, адже списання має бути прив'язане до його рахунку.
Звичайні бонуси за покупку розраховуються з урахуванням готівкової та депозитної частин, тому що депозит — це раніше внесені реальні гроші. Саме поповнення депозиту бонусів не нараховує: інакше одна сума могла б бути винагороджена двічі.
Історія показує кожне поповнення, списання та залишок після операції
У вкладці фінансів депозит має окремий показник і фільтр операцій. Для кожного руху видно дату, клуб, тип операції, суму зі знаком, баланс після неї, адміністратора та коментар. Тому команда може швидко пояснити клієнту не лише поточну цифру, а весь шлях її формування.
Історія не переписується заднім числом. Якщо продаж скасовано, використана депозитна частина автоматично повертається окремою компенсуючою операцією. Початкове списання залишається в журналі, тож перевірка показує і причину зміни, і результат повернення.
Помилкове поповнення також скасовується окремою операцією, а не видаленням запису. У поточних правилах це може зробити уповноважений адміністратор із клубу, який прийняв гроші, у день поповнення, якщо на депозиті та в касі ще достатньо коштів для коректного повернення.
Права доступу та перевірки захищають фінансові операції
Поповнення та скасування помилкового поповнення доступні адміністраторам і суперадміністраторам із правами на касу, клієнтів і вибраний клуб. Використати депозит під час продажу може працівник, який уже має право провести відповідну оплату. Так фінансові дії не з'являються в ролей, яким вони не потрібні.
Перед кожною операцією система повторно перевіряє доступ клубу до картки клієнта та актуальний залишок. Депозит не може стати від'ємним, а сума списання не може перевищувати ні баланс, ні залишок до оплати. Якщо дві оплати одночасно намагаються використати останні кошти, пройде лише допустиме списання.
Повторне надсилання того самого запиту не повинно вдруге змінювати депозит або касу. Поповнення, продаж, скасування та пов'язані записи виконуються узгоджено, щоб користувач не отримав баланс без касової операції або продаж без відповідного руху депозиту.
Практичний сценарій для рецепції та межі поточної версії
Робоча послідовність займає кілька зрозумілих кроків: знайти правильну картку клієнта; перевірити клуб, який приймає гроші; ввести суму й коментар; звірити майбутній баланс і зміну каси; підтвердити поповнення; під час наступної покупки явно вказати депозитну частину; після операції перевірити залишок та запис в історії.
Для мережі клубів варто окремо узгодити, хто може поповнювати й скасовувати депозит, як звіряються передоплати між локаціями та як команда ідентифікує спільну картку клієнта. Єдиний регламент особливо важливий, тому що спільний депозит доступний у кількох клубах, але автоматично не переміщує гроші між їхніми касами.
Поточна версія не включає виведення коштів як окремий процес, переказ між клієнтами, строк дії або згорання депозиту, кредитний ліміт, мультивалютність, поповнення через еквайринг і автоматичні міжклубні взаєморозрахунки. Її завдання точніше: безпечно прийняти передоплату, використати її в основних клієнтських оплатах і залишити прозорий фінансовий слід.
