«На Yoga ще є місце?» і «Коли вільний тренер?» - це різні запитання
На рецепції вони часто звучать одне за одним. Спочатку клієнт запитує про вечірню Yoga, за хвилину інший хоче записатися на персональне тренування. В обох випадках потрібен розклад, але дані потрібні зовсім різні.
Для групового заняття важливі час, зал і кількість місць. Для персонального - зміна конкретного тренера та вже зайняті години. Якщо скласти все в одну календарну сітку, вона швидко перетворюється на набір карток, у якому доводиться розбиратися під час розмови з клієнтом.
Тому в новому розкладі Inf CRM є дві окремі вкладки: «Заняття» і «Тренери». Вони знаходяться поруч, у тому самому розділі й у межах того самого тижня, але кожна показує лише те, що потрібно для свого сценарію.
Групові заняття: увесь тиждень перед очима
У вкладці «Заняття» видно тижневу сітку клубу. Понеділок зранку, Yoga об 11:00, вечірній Boxing - заняття стоять на своїх місцях, і не потрібно відкривати окремий день, щоб зрозуміти загальну картину.
На самій картці є час, назва послуги, зал і заповнення. Наприклад, запис «2/16» одразу говорить, що двоє клієнтів уже в групі, а її ліміт - шістнадцять. Для швидкої відповіді на рецепції цього часто достатньо.
Якщо потрібні подробиці, заняття відкривається в бічній панелі. Там уже можна перевірити зал, кількість вільних місць і людей, які записані саме на цей час.
Запис до тренера: спочатку зміна, потім вільний час
У вкладці «Тренери» тиждень виглядає інакше. Довгі блоки показують робочі зміни, а всередині них видно персональні заняття, які вже заброньовані. Так одразу зрозуміло не тільки хто працює, а й коли тренер зайнятий.
У персональному записі видно час і клієнта. Адміністратору не потрібно тримати поряд ще одну таблицю зі змінами або по пам'яті звіряти, чи буде тренер у клубі. Достатньо перейти на сусідню вкладку розкладу.
Хто вже записаний і за яким абонементом
Коли адміністратор відкриває заняття, він бачить дату, час, зал, заповнення та кількість вільних місць. Тут же є вкладка з клієнтами - без переходу в картки кожного учасника.
У списку показані ім'я клієнта, статус підтвердження й абонемент, з якого зроблено запис. Це зручно в простій, але дуже частій ситуації: клієнт телефонує й просить перевірити, чи точно він записаний на сьогодні. Відповідь знаходиться в самому занятті.
Група заповнена - клієнт не губиться в нотатках
Якщо вільних місць уже немає, клієнта можна залишити у списку очікування. Це окрема вкладка в тому самому занятті: підтверджені учасники залишаються у своєму списку, а ті, хто чекає на місце, - у своєму.
Черга формується за часом запису. Біля кожного імені видно позицію: перша, друга й далі. Точний час запису не обов'язково показується в кожному рядку, зате адміністратору не потрібно самостійно порівнювати повідомлення або шукати, кого додали раніше.
Це невелика деталь, але саме на таких деталях зазвичай і виникають суперечки. Тепер у команди є одна послідовність, яку бачать усі, хто відкриє заняття.
Як це працює під час звичайної зміни
Ситуація перша: клієнт хоче на групове заняття. Адміністратор знаходить його в тижневій сітці, бачить зал і заповнення, а за потреби відкриває список учасників.
Ситуація друга: потрібне персональне тренування. Один клік на вкладку «Тренери» - і перед адміністратором зміни та записи на потрібний день. Не доводиться відфільтровувати групові заняття, які зараз лише заважають.
Ситуація третя: місць немає. Замість повідомлення в робочому чаті відкривається список очікування, де вже видно порядок клієнтів. Наступна зміна отримає ту саму інформацію, а не переказ зі слів колеги.
Навіщо ми розділили два розклади
Ми не хотіли вмістити на один екран якомога більше карток. Завдання було іншим: зробити так, щоб у потрібний момент працівник бачив потрібні дані. Для групи - заняття, зал, місця й учасників. Для персонального тренування - зміну тренера та зайнятий час.
Обидва сценарії залишилися в одному розділі Inf CRM, тому між ними легко перемикатися. Але тепер вони не заважають один одному. Менше ручних списків і зайвих перевірок - більше ясності в той момент, коли перед адміністратором стоїть клієнт або дзвонить телефон.
